การสืบค้นข้อมูล (Query)


 

การใช้ QUERY มีประโยชน์ดังนี้
1. ใช้ในการค้นข้อมูลตามเงื่อนไขที่ผู้ใช้กำหนด
2. จัดการกับข้อมูลตามเงื่อนไข เช่น การลบข้อมูล
3. จัดกลุ่มข้อมูล เรียงลำดับข้อมูล รวมถึงการคำนวณข้อมูล

ก่อนการสร้างควรคำนึงถึง 3 ข้อต่อไปนี้
1. จุดประสงค์หรือข้อมูลที่ต้องการค้นหา
2. ตารางและเขตข้อมูลที่ต้องการค้นหา
3. เขตข้อมูลที่ต้องการให้แสดงผล

การสร้าง Queries
สามารถทำได้ 2 วิธี คือ ไม่ใช้ Wizard และ ใช้ Wizard แต่ในบทนี้จะกล่าวถึงวิธีการใช้ Wizard เท่านั้น การสร้าง Query โดยใช้ Wizard มี 4 ชนิด

1. Simple Query Wizard ใช้ในการค้นหาข้อมูลหรือเรคคอร์ดจากตารางที่มีอยู่แล้ว โดยที่ผู้ใช้กำหนดเงื่อนไขของเรคคอร์คที่ต้องการค้นหาและคัดลอกมาไว้ในตารางใหม่
2. Crosstab Query Wizard ใช้แสดงข้อมูลในรูปแบบตารางสรุปข้อมูล
3. Find Duplicate Query ใช้ค้นหาข้อมูลหรือเรคคอร์ดซึ่งมีค่าซ้ำๆ กันที่มีในตาราง
4. Find Unmatched Query ใช้ค้นหาข้อมูลหรือเรคคอร์ดที่ไม่มีความสัมพันธ์กับเรคคอร์ดในตารางอื่น ๆ แม้ว่าจะมีการกำหนดความสัมพันธ์ไว้ในตาราง

วิธีทำ
1. เปิด Query เลือกคลิกปุ่ม New
2. เลือกแบบ Query ที่ต้องการแล้วกด Ok
3. เลือกตาราง และ เลือก Field ที่ต้องการ แล้วกด Next
4. ตั้งชื่อ Query แล้วกด Finish

ส่วนประกอบใน Design View ของ Query
1. Field แสดงเขตข้อมูลที่เราเลือก
2. Table แสดงตารางที่เกี่ยวข้อง โดยจะสัมพันธ์กับเขตข้อมูลใน Field
3. Sort ใช้กำหนดการเรียงลำดับข้อมูล

Ascending > ใช้เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก
Descending > ใช้เรียงข้อมูลจากมากไปน้อย
No sorted > การแสดงข้อมูลแบบไม่เรียงลำดับ

4. Show ใช้เลือกหรือกำหนดให้แสดงหรือไม่แสดงข้อมูล ในเขตข้อมูลนั้น โดยการคลิกในช่องสี่เหลี่ยมเพื่อให้ แสดงข้อมูล
5. Criteria ใช้กำหนดเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูล

การกำหนดเงื่อนไข Criteria

แบบตัวอักษร เป็นการสร้างเงื่อนไขในการค้นหาเรคคอร์ดโดยใช้ “ ” คร่อมข้อความร่วมกับนิพจน์ต่าง ๆ เช่น Like , And , Or และ Not

ตัวอย่าง
" Bangkok" >เขตข้อมูลที่มีข้อมูล Bangkok
Not "Bangkok" >เขตข้อมูลที่ไม่มีข้อมูล Bangkok
Like “a*” >ข้อมูลใด ๆ ก็ได้ที่ขึ้นต้นด้วยตัว a ตามด้วยตัวอักษรใดก็ได้
Like "M?n" >ข้อมูลที่ขึ้นต้นด้วย M ตามด้วยอะไรก็ได้ 1 ตัวแล้วจบด้วย n
" M" Or "F" >ข้อมูลที่เป็น M หรือ F


แบบตัวเลข จะนำเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ เข้ามาช่วย
มากกว่า > มากกว่าหรือเท่ากับ >= น้อยกว่า < น้อยกว่าหรือเท่ากับ < = เท่ากับ = ไม่เท่ากับ <> บวก + ลบ - คูณ * หาร /

ตัวอย่าง
>=10 And <= 50 เขตข้อมูลที่มีข้อมูล มากกว่าหรือเท่ากับ 10 และไม่เกิน 51